Todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica

Todo lo que debes saber sobre la facturación electrónica

¿Qué es la facturación electrónica?

La conocida factura, emitida por diferentes empresas para soportar las ventas realizadas, a partir del primero de enero del año 2019 se presentará de manera electrónica. Es decir, en un archivo informático XML. Esto, como una obligación por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), entidad que se encarga de vigilar toda la información sobre lo que venden y compran las empresas.

Esta herramienta funcionará para regular los diferentes ingresos de las organizaciones, disminuir la evasión de impuestos y mejorar el rendimiento en las empresas, su presentación electrónica tendrá los mismos efectos que la factura tradicional.

Características de la facturación electrónica

  • Archivo XML establecido por la DIAN, el cual, es el que hace a la factura electrónica.
  • Enumeración en forma consecutiva.
  • Firma digital: Esta firma puede pertenecer al obligado directo por la DIAN, personas autorizadas por la empresa o el proveedor tecnológico.
  • CUFE: Código único de factura electrónica establecido por la DIAN.
  • Código QR.

¿A quiénes aplica?

  1. Personas jurídicas obligadas, las cuales son seleccionadas por la DIAN. Según la resolución 2272 del año 2015 “la DIAN deberá efectuarse teniendo en cuenta que se trate de sujetos obligados a facturar y atenderá, entre otros, a criterios tales como: volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones, zonas urbanas y/o rurales”.
  2. Personas jurídicas que desean facturar voluntariamente.

¿Cómo facturar electrónicamente?

Las empresas obligadas y voluntarias a facturar electrónicamente pueden emprender dos caminos: El primero, contratar a un proveedor electrónico autorizado por la DIAN que le permita integrar su software de facturación actual a la plataforma del proveedor y el segundo, si la empresa cuenta con un software propio o tiene la capacidad de desarrollar uno, puede realizar las pruebas de conectividad directa con la DIAN sin necesidad de utilizar el proveedor como intermediario. Lo importante es que la entrega de facturas a la DIAN se haga dentro de los plazos y bajo los parametros técnicos establecidos por ellos. 

Cabe resaltar que la factura electrónica, no se puede confundir con la digital. La factura electrónica es un archivo XML, cuya estructura esta estandarizada por la DIAN y la digital es un PDF con los datos de una factura como se manejaba tradicionalmente.

Los proveedores obligados siempre tendrán que emitir la factura electrónica aun así su cliente no esté obligado y este le exija la factura física o en digital.

¿Cuáles son los pasos para ser un facturador electrónico?

Lo primero que deben hacer las empresas para poder facturar electrónicamente, es ingresar al sistema muisca de la DIAN, seleccionar al proveedor tecnológico o registrar el software propio y diligenciar los datos. Posteriormente a eso, después de 20 días hábiles llegará la resolución de aprobación. A las dos semanas siguientes, la DIAN enviará un correo anunciando a partir de qué fecha la empresa está obligada a facturar electrónicamente.

¿Quiénes intervienen en este proceso?

Si se va a contratar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN:

  • La empresa obligada a emitir la factura electrónica: Debe contar con cualquier software, puede ser una hoja de Excel.
  • El proveedor tecnológico para armar el archivo XML: El cual se encarga de la legalización de la factura ante la DIAN.

Si se va a desarrollar un software propio de facturación electrónica:

  • Únicamente el software propio: con el cual las empresas pueden enviar el archivo directamente a la DIAN.

¿Cuáles son los plazos para facturar electrónicamente?  

Los plazos para el registro como facturador electrónico son:

Los seleccionados por la DIAN deben facturar en un plazo no inferior a los 3 meses después de su publicación en el Diario Oficial. Sin embargo, se otorgarán 3 meses más para poder hacer obligatoria la facturación. Es decir, 6 meses de plazo.

Cuando se desea facturar de manera voluntaria, la DIAN también dará el plazo de 3 meses para realizar las pruebas de habilitación del software, en caso de no superar las pruebas, podrán volver a intentarlo las veces que sea necesario hasta obtenerlo. Después la DIAN presentará la resolución de habilitación, informando la fecha a partir de la cual las empresas podrán facturar electrónicamente.

Cabe resaltar que, como se mencionó al inicio de este artículo, la facturación electrónica entrará en marcha a partir del primero de enero, esto quiere decir que la DIAN desde esa fecha empezará a vigilar los procesos de facturación de las empresas obligadas, sin importar que hayan hecho el registro tarde, las empresas que tengan la facturación electrónica después del primero de enero sufrirán sanciones.  

Cuando las empresas ya estén ejecutando la facturación electrónica los plazos son los siguientes:

  • Toda empresa tiene 72 horas para aprobar o devolver el producto comprado, si no lo hace, se considera como tácitamente aceptado.
  • Toda empresa tiene un plazo de 48 horas para presentar ante la DIAN el archivo XML de la factura electrónica.

¿Hay algún sistema de facturación gratuito?

La DIAN ofrece el software de facturación electrónica totalmente gratis. Sin embargo, no garantiza lo siguiente:

  • El uso continuo del software que ofrece, no almacena los archivos XML para enviarle al cliente final, ni el correo electrónico, este trabajo se debe hacer manualmente.
  • No ofrece conectividad directa con aplicaciones de facturación.
  • Se requiere comprar un certificado virtual.

¿En qué casos sería rechazada la factura electrónica?

  • Archivos que no estén acordes a lo establecido por la DIAN.
  • No entendimiento de la información.
  • Incumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
  • Inexistencia o invalidez del código único establecido por la DIAN.

La DIAN está en la obligación de notificar la recepción de las facturas electrónicas, así como también su anulación o devolución con su respectiva justificación.

El incumplimiento de esta nueva normatividad puede generar futuras sanciones, en ECA tenemos a nuestro equipo de contadores expertos con los cuáles podrás tener el asesoramiento completo sobre esta herramienta de facturación que ha funcionado satisfactoriamente en varios países de América Latina.

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